المقدمة

تُعد اجتماعات الاسترجاع (Retrospectives) أحد المكونات الأساسية في منهجية Scrum وأحد أهم الأحداث التي تهدف إلى تحسين الأداء الفردي والجماعي للفريق. تتمحور هذه الاجتماعات حول التعلم من التجربة السابقة ومعرفة ما الذي نجح، وما الذي لم ينجح، وما يمكن تحسينه للمضي قُدمًا. يمكن لهذه الاجتماعات أن تحدث فرقًا كبيرًا في إنتاجية الفريق ورضا الأعضاء عندما يتم تنفيذها بشكل فعال.

في هذا المقال، سنلقي نظرة عميقة على اجتماعات الاسترجاع في سياق Scrum. سنشرح الغرض منها، كيف تُدار بشكل فعال، ونقدم نصائح عملية لتحقيق أقصى استفادة منها. دعونا نبدأ.

ما هو اجتماع الاسترجاع (Retrospective)

اجتماع الاسترجاع هو حدث يُعقد في نهاية كل (Sprint) في إطار منهجية Scrum. يهدف إلى جمع الفريق لمراجعة الأداء خلال ال Sprint السابق وتحليل الأمور التي سارت بشكل جيد، والتي لم تحقق النتائج المرجوة، بالإضافة إلى تحديد فرص التحسين.

وفقًا لدليل Scrum 2020، يُعرف اجتماع Retrospective بأنه:

فرصة للفريق لفحص نفسه وخلق خطة تحسين ليتم تنفيذها في الSprint التالي.

أهمية اجتماع الـ Retrospective

الاسترجاع ليس مجرد فرصة للتفكير في الأداء، بل هو جزء أساسي من ثقافة التحسين المستمر (Continuous Improvement) التي تميز منهجية أجايل (Agile). يحقق الاجتماع العديد من الفوائد، منها:

1. تعزيز روح التعاون: يتيح لأعضاء الفريق الفرصة للتحدث بحرية حول القضايا والأفكار.
2. تحسين العمليات: يساعد في الكشف عن المشكلات التشغيلية وتحسين سير العمل.
3. التعلم من الأخطاء: يُشجع الفريق على النظر في الإخفاقات بشكل بناء لتجنب تكرارها.
4. تعزيز الشفافية: يُشجع على الحوار المفتوح والصادق حول الأمور التي قد تكون أُهملت.

رفع الإنتاجية: يؤدي إلى اتخاذ إجراءات ملموسة لتحسين الأداء في الSprint التالي.

الهدف الرئيسي من اجتماع الـ Retrospective

الغرض الأساسي من الاجتماع هو تحسين الأداء الجماعي للفريق، وليس مجرد تصحيح الأخطاء أو تحديد المشكلات. إنه وسيلة للفريق للتفاعل والتفكير معًا حول الطرق التي يمكنهم بها تحسين عملهم، بالإضافة إلى تقوية العلاقات بين الأعضاء وتعزيز روح الفريق.

كيفية إدارة اجتماع الـ Retrospective بشكل فعّال

لإدارة اجتماع استرجاع ناجح Retrospective، يجب اتباع عملية واضحة ومنظمة تضمن مشاركة جميع الأعضاء وتوجيه النقاش نحو تحقيق نتائج قابلة للتنفيذ. الخطوات التالية توضح كيفية تحقيق ذلك:

1. التحضير للاجتماع

• قم بتحديد جدول زمني مسبق للاجتماع واحرص على أن يكون في نهاية الSprint.
• اختر مكانًا مناسبًا (سواءً كان حضوريًا أو عبر الإنترنت باستخدام أدوات مثل Zoom أو Microsoft Teams).
• جهز الأدوات اللازمة مثل اللوحات البيضاء أو أدوات التخطيط الرقمي (Miro، MURAL، أو Trello).

2. ضبط الأجواء

• ابدأ بجلسة كسر الجليد (Icebreaker) لتحفيز الأعضاء على المشاركة بحرية.
• شجّع على ثقافة الاحترام والتعاون، وأكد على أن الهدف هو التعلم والتحسين وليس إلقاء اللوم.

3. استخدام إطار عمل مناسب للاسترجاع

يمكن أن تتبع الاجتماع هياكل مختلفة، ومنها:

أ. "ما الذي سار بشكل جيد؟ ما الذي لم يسر بشكل جيد؟ ما الذي يمكن تحسينه؟"

هذا الإطار البسيط يسمح بتقسيم النقاش إلى ثلاث مراحل:

• الأمور الإيجابية التي يجب الاستمرار بها.
• الأمور السلبية التي تحتاج للتغيير.
• الأفكار والاقتراحات الجديدة للتحسين.

ب. تقنية "Start, Stop, Continue"

تساعد هذه التقنية الفريق على:

• تحديد الأشياء الجديدة التي يمكن البدء بها.
• الأشياء غير الفعّالة التي يجب التوقف عن فعلها.
• الأشياء الجيدة التي يجب الاستمرار بها.

ج. صيغة "الأربع مربعات" (4Ls)

تنقسم المناقشة إلى أربعة محاور:

• Liked (الأشياء التي أعجبتنا).
• Learned (الأشياء التي تعلمناها).
• Lacked (الأشياء التي افتقدناها).
• Longed For (الأشياء التي كنا نتمنى وجودها).

4. تشجيع الحوار الصادق

• تأكد من أن جميع الأعضاء يشعرون بالراحة للتعبير عن آرائهم.
• استخدم أسئلة مفتوحة لتشجيع النقاش، مثل:

ما الذي تعتقد أنه كان التحدي الأكبر؟

5. تحديد الإجراءات القابلة للتنفيذ

• قم بتوثيق الأفكار والقرارات الرئيسية.
• حدد الإجراءات التي يجب اتخاذها في الSprint التالي، مع تحديد مسؤوليات واضحة لكل عضو.

6. إنهاء الاجتماع

• اختتم الاجتماع بملاحظة إيجابية، مثل الإشادة بالتقدم المحرز أو بجهود الفريق.
• قم بتأكيد أهمية تنفيذ التحسينات المتفق عليها.
• ما الذي يمكننا تحسينها في التعاون بين الفريق؟

أفضل الممارسات لاجتماعات الـ Retrospective

لتحقيق أقصى استفادة من اجتماع الاسترجاع، ضع في اعتبارك النصائح التالية:

1. الانتظام: يجب أن يُعقد الاجتماع بعد نهاية كل Sprint.
2. التركيز على التحسينات الصغيرة: بدلاً من محاولة تغيير كل شيء دفعة واحدة، ركز على تحسينات تدريجية.
3. إشراك الجميع: تأكد من أن جميع الأعضاء يشاركون، بغض النظر عن دورهم.
4. تجنب إلقاء اللوم: يجب أن يركز النقاش على النظام والعمليات وليس على الأشخاص.
5. استخدام الأدوات الرقمية: مثل JIRA، Confluence، أو الأدوات الأخرى لتوثيق النقاط والعمل عليها لاحقًا.

قياس التقدم: تأكد من متابعة التغييرات التي تم تنفيذها ومعرفة تأثيرها على الفريق.

أدوات يمكن استخدامها في اجتماعات الـ Retrospective

هناك العديد من الأدوات الرقمية التي تساعد في تنظيم اجتماعات الاسترجاع بطريقة مرنة وفعّالة:

1. Miro وMURAL: لتسهيل التفاعل البصري والتخطيط.
2. Retrium: منصة مخصصة للاجتماعات التفاعلية.
3. FunRetro: تُستخدم لجمع الأفكار بطريقة مرنة.

Google Docs أو Notion: لتوثيق النقاط ومشاركتها مع الفريق.

التحديات الشائعة وكيفية التغلب عليها

رغم أهمية الاجتماعات، قد تواجه الفرق تحديات تعيق الاستفادة الكاملة منها، مثل:

1. ضعف المشاركة

• الحل: توفير بيئة آمنة وتشجيع الجميع على المساهمة.

2. التركيز على السلبيات فقط

• الحل: التوازن بين الأمور الإيجابية والسلبيات، لتجنب فقدان الحافز.

3. عدم متابعة النتائج

• الحل: توثيق الإجراءات وتحديد مسؤوليات واضحة لتنفيذها.

4. الاجتماعات الطويلة

الحل: الالتزام بالوقت المحدد (عادةً ساعة واحدة) واستخدام أطر العمل لتوجيه النقاش.

في الختام

لماذا تعتبر اجتماعات الاسترجاع أساسية؟

اجتماعات الاسترجاع ليست مجرد خطوة إضافية في دورة العمل، بل هي عمود فقري لتحسين الأداء في منهجية Scrum. إنها أداة تُمكّن الفرق من التفكير والتعلم والنمو باستمرار، مما يؤدي إلى بناء فرق أكثر كفاءة وتماسكًا.

سواء كنت جزءًا من فريق صغير أو منظمة كبيرة تستخدم سكرم على نطاق واسع (Scrum at Scale)، فإن تبني هذه الاجتماعات بفعالية سيساهم بشكل كبير في نجاحك.

تذكر أن الفائدة الحقيقية من هذه الاجتماعات تأتي من التنفيذ العملي للتغييرات المتفق عليها. إذا طبقت الأفكار بشكل صحيح، ستلاحظ فرقًا حقيقيًا في سرعة الإنجاز وجودة العمل وروح الفريق. الRetrospective هو المفتاح لتحسين مستمر لا ينتهي.